익명신고 처리 및 운영에 관한 지침

제정  2024-11-05  1

제 1 장 총칙

제 1 조(목적)

이 지침은 한국체육산업개발주식회사(이하“회사”라 한다)의 부패행위 근절 및 청렴한 조직문화 조성을 위하여 감사부서에서 운영하는 부조리 신고센터(이하 “익명신고센터”라 한다)를 통하여 접수된 익명의 신고에 대한 구체적인 처리절차를 규정함으로써 익명 신고의 효율적 관리 및 건전한 제보의 활성화를 목적으로 한다.

제 2 조(적용범위)

이 지침은 익명신고센터를 통하여 감사부서로 접수되는 익명신고의 내용을 처리하는 경우에 적용한다.

제 3 조(용어의 정의)

이 지침에서 사용하는 용어의 뜻은 다음 각 호와 같다.
1. “관리자”라 함은 감사부서의 장으로 익명신고센터 위탁계약 및 운영, 익명신고에 대한 내용 확인, 배분, 조사, 답변, 종결처리 등 최종 결정을 하는 자를 말한다.
2. “총괄 담당자”라 함은 감사부서에서 감사업무를 담당하는 부서원 중 관리자가 지정하는 자로, 관리자를 보좌하여 신고채널 위탁계약 및 운영, 익명신고 내용 확인, 조사, 답변, 종결처리 및 기록관리 등 전반적인 실무를 총괄하는 자를 말한다.
3. “담당자”라 함은 감사부서 소속으로 관리자가 배분한 익명신고 건에 대하여 그 내용을 조사, 답변, 종결처리하여 총괄담당자에게 회신하는 업무를 수행하는 자를 말한다.
4. “신고자”라 함은 익명신고센터를 통하여 제6조 제1항에 해당하는 사항을 신고한 자를 말한다.
5. 관계자”라 함은 익명신고의 내용에 신고자가 명시하였거나 조사 과정에서 해당 신고 관련 목격자, 공모자, 다른 경험자(피해자), 신고 협조자 등 신고사항에 직·간접적으로 관련되었다고 확인된 모든 사람을 말한다.
6. “소관부서장”이란 신고내용과 관련된 업무를 처리하는 부서의 팀장을 말한다.
7. 소관부서 담당자”란 신고내용과 관련된 업무를 처리하는 부서의 팀원 중에서 관리자가 배분한 신고내용을 조사하고 그 결과를 관리자 또는 총괄담당자에게 회신하는 업무를 수행하는 자를 말한다.

제 4 조 (처리기준)

① 익명신고의 내용은 감사부서에서 수행하는 감사활동의 효과성 및 효율성을 높이기 위한 정보로 활용하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 신고내용이 구체적이거나, 증빙자료를 보완하는 경우에 한하여 소관부서에 이첩하거나 감사부서에서 자체조사에 착수할 수 있다.
② 타기관(모회사 포함)의 신고센터로 접수된 익명신고가 회사로 이첩된 경우, 관리자는 동지침을 준용하여 처리하여야 한다.
③ 익명신고 내용이 제6조 제1항의 신고대상에 해당되지 않는 일반민원인 경우 회사「민원사무처리지침」에 따라 안내 후 종결 처리할 수 있다.
④ 익명신고 접수 및 처리과정에서 신고자의 신분 또는 신고자임을 미루어 알 수 있는 사실이 노출되지 않도록 보안유지에 각별히 주의하여야 한다.

제 5 조 (담당자 등의 지정)

① 관리자는 익명신고 내용을 확인하고 부서별 처리 권한 및 업무분장 등을 종합적으로 고려하여 익명신고 조사 적임자로 판단되는 자를 담당자로 지정할 수 있다.
② 제①항의 담당자가 소관부서장으로 지정될 경우, 소관부서장은 신고내용과 관련하여 팀원 중에서 소관부서 담당자를 별도로 지정하여 조사 업무를 수행하게 할 수 있다.

제 2 장 신고의 대상, 방법 및 처리절차

제 6 조 (신고대상 및 방법)

① 익명신고의 대상은 다음 각 호와 같다.
1. 회사「공익신고 처리 및 신고자 보호 등에 관한 운영지침」에 따른 공익 침해행위
2. 회사「부패신고 처리 및 신고자 보호 등에 관한 운영지침」에 따른 부패행위
3. 회사「임직원윤리행동강령운영지침」위반행위
4. 기타 회사 임직원의 법령 및 규정 위반, 부조리 또는 비위행위 등
② 신고자는 익명신고센터(웹사이트, 스마트폰 앱, 회사 홈페이지 E-클린센터)를 통하여 신고할 수 있고, 소정의 양식에 따라 신고내용을 입력하여야 한다.
③ 제2항에 따른 온라인 방식으로 신고가 곤란한 경우에는 방문, 우편, 전화 등 신고자가 편리한 방식으로도 신고할 수 있다.

제 7 조 (신고대상의 제외)

① 관리자는 익명신고가 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 조사를 실시하지 않고 종결 처리할 수 있다.
1. 제6조 제1항에 따른 신고대상에 해당하지 아니하는 경우
2. 신고일 기준 신고대상 또는 행위가 발생한 날로부터 3년(금품 및 향응 수수, 공금의
횡령 및 유용, 채용 비리의 경우에는 5년)이 경과한 경우
3. 신고내용이 회사의 정책에 반하거나 조직 내의 갈등, 동요 또는 혼란을 야기할 수 있다고
판단되는 경우
4. 근거 없는 비방, 험담 또는 욕설이라고 판단되는 경우
5. 단순 불편사항, 불친절행위, 일방적 불만제기, 개인감정의 토로에 해당하는 경우
6. 노사관계에 관한 사항 또는 노사 간 합의하여 시행하는 사항
7. 비위행위에 해당하지 않는 회사의 경영권(인사, 보수, 복지 등)에 관한 사항
8. 관리자가 제반 여건상 감사부서에서 처리가 곤란하여 종결하는 것이 합리적이라고
판단하는 경우
② 제1항에도 불구하고 관리자가 신고내용이 고려할 만한 사항이라고 판단될 경우에는 해당부서에 이첩하여 처리할 수 있다.

제 8 조 (신고내용의 확인)

총괄담당자는 신규 익명신고 내용이 접수되면 관리자에게 보고하고 신고내용이 정상적으로 접수되었음을 익명신고시스템을 통하여 신고자에게 통지하여야 한다.

제 9 조 (신고내용의 검토 및 조사 착수여부 결정)

① 관리자는 익명신고의 내용을 검토하여 익명신고 처리기준에 따라 조사 착수,
자료제출(추가정보) 요청, 소관부서 이첩, 종결 등 처리유형을 정하여야 한다.
② 관리자 및 총괄담당자는 익명신고센터를 통하여 신고된 사항에 대해서는 처리유형별 안내사항을 신고자에게 통지하여야 한다.
③ 익명신고 내용을 검토한 결과‘ 자료제출(추가정보) 요청’으로 통지하는 경우에는 신고자에게 최대 2회 총 14일(휴무일 포함) 이내의 기한을 부여하여 추가정보, 증거자료 등 필요한 사항을 보완하도록 요청할 수 있다. 다만, 사안의 복잡성 등 제반 여건을 고려하여 장기간의 보완기간이 필요하다고 판단되는 경우 그 기간을 연장할 수 있다.
④ 제3항에 따른 보완기간의 부여에도 불구하고 특별한 사유 없이 구체적인 사실관계 또는 관련 증거자료 등 조사에 필요한 내용이 보완되지 않은 경우 신고자에게 그 사유를 통보하고 신고 건을 종결할 수 있다.
⑤ 익명신고 내용을 검토한 결과, 제7조 제1항 각 호의 제외대상에 해당하는 경우에는 그 사유를 통보하고 종결 처리할 수 있다.
⑥ 신고내용이 소관부서의 사항인 경우, 관리자는 신고내용 및 구체성 등을 종합적으로 검토한 후 익명신고 처리기준에 따라서 이첩 등의 조치를 취할 수 있다.

제 3 장 조사 실시 및 결과 통보

제 10 조(조사의 실시 등)

① 조사 착수 신고 건을 배정받은 담당자는 관리자의 지시에 따라 신고내용의 사실관계 확인을 중심으로 조사를 실시하여야 하며, 신고자가 제시한 증거자료뿐만 아니라 필요한 경우에 신고자 또는 관계자와 면담을 하거나 조사에 도움이 될 수 있는 객관적인 자료 등을 활용할 수 있다.
② 담당자는 조사 과정에서 자료 보완이 필요하다고 판단되는 경우에 제9조 제3항을 준용하여 자료 보완 등을 요청할 수 있으며, 신고자가 자료를 보완하지 않는 경우에는 제9조 제4항을 준용하여 조사를 종결할 수 있다.
③ 관리자는 신고내용이 해당 업무 담당부서가 조사나 사실관계 확인을 하는 것이 더 용이하거나 효율적이라고 판단되는 경우에는 소관부서장에게 조사나 사실관계 확인을 요구할 수 있으며, 이 경우 소관부서장은 팀원 중에서 소관부서 담당자를 지정하여 요구받은 날로부터 30일 이내에 처리결과를 관리자 또는 담당자에게 통보하여야 한다. 다만, 사안의 복잡성 등 제반 여건을 고려하여 기간연장이 필요하다고 판단되는 경우 관리자 또는 총괄담당자와 협의하여 그 기간을 연장할 수 있다.
④ 소관부서장은 배정받은 익명신고 조사과정에서 사안의 중대성 및 시급성 등을 발견하여 감사의 필요성이 있다고 판단되는 경우, 관리자에게 그 내용을 지체 없이 통보하여야 한다.
⑤ 관리자는 제4항에 따른 통보를 받은 경우 자체 검토를 거쳐 대표이사에게 보고한 후 특정감사 착수 등 후속 조치를 취하여야 하며, 자체 특정감사를 시행할 경우「감사규정」의 절차를 따른다.
⑥ 총괄담당자는 제5항에 따른 자체 특정감사에 착수할 경우, 감사 전환 사실을 신고자에게 통지하여야 한다. 단, 감사결과는 신고자가 기명으로 전환할 경우에만 통지한다.

제 11 조(처리 기한)

① 접수된 익명신고에 대하여 제9조 제1항에 따른 조사 착수가 결정된 경우에 총괄담당자는
신고자에게 조사 착수 통지일로부터 60일 이내에 조사결과를 통보하는 것을 원칙으로 하며 조사결과는 신고된 내용의 위법성 여부로만 통보한다. 다만, 정당한 사유가 있는 경우에는 그 기간을 연장할 수 있으며 신고자에게 연장기간을 사전에 통지하여야 한다.
② 제10조 제5항에 따라 자체 특정감사에 착수하는 경우「감사규정」및 관련 법규를 따른다.

제 4 장 신고자 보호 및 기록관리

제 12 조 (신고자의 보호 등)

① 관리자, 총괄담당자, 담당자, 소관부서장 및 소관부서담당자 등 익명신고 접수 및 처리를 담당하는 자는 제4조 제4항에 따라 신고의 접수 및 처리과정에서 신고자의 신분이 노출되지 않도록 다음 각 호의 사항을 준수하여야 한다.
1. 신고자의 인적사항이나 신고자임을 미루어 알 수 있는 사실을 공개하여서는 아니 된다.
2. 신고자의 인적사항이나 신고자임을 미루어 알 수 있는 관련 내용을 누설한 임직원에
대하여 관련규정에 따른 징계 등의 조치를 취할 수 있다.
② 대표이사는 신고자 중 회사의 부패행위 근절 및 청렴한 조직문화 조성에 기여한 자에 대하여 소정의 보상을 할 수 있으며 보상과 관련한 세부적인 사항은 대표이사가 별도로 정한다. 단, 보상 대상자는 기명으로 전환한 신고자에 한한다.

제 13 조 (처리기록 관리)

① 담당자는 접수된 익명신고에 대한 조사결과를 관리자에게 보고하고, 총괄 담당자에게 통보하여야 한다.
② 총괄담당자는 익명신고 접수 및 처리현황을 익명신고 관리대장에 기록·관리하여야 하며, 정기적으로 관리자에게 보고하여야 한다.

제 5 장 보칙

제 14 조 (지침적용)

공익침해행위 신고, 부패행위 신고, 법령 위반행위 및 그 밖에 윤리행동강령 위반행위에 대한 신고와 관련하여 이 지침에서 정하지 아니한 사항은 관련 법령, 「공익신고 처리 및 신고자 보호 등에 관한 운영지침」및「부패신고 처리 및 신고자 보호 등에 관한 운영지침」을 적용한다.

제 15 조 (지침 등 관리)

직원은 관계 법령 및 내규가 제·개정되거나, 업무방법이 변경되는 경우, 담당 업무의 절차 및 방법 등을 정한 지침 등을 이에 맞도록 지속적으로 수정·보완하여야 한다.

제 16 조 (위임)

이 지침에서 정한 것 이외에 익명신고 처리 및 운영에 관련하여 필요한 사항은 대표이사가 별도로 정한다.

부 칙
이 지침은 대표이사의 결재일로부터 시행한다.